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Cas d'usage · Recrutement

Suivi des recrutements sur Excel : quand le tracker partagé devient ingérable

Le « tracker recrutement » est un grand classique : un onglet par poste ou une grande liste de candidats, partagée entre RH et managers. Il fonctionne très bien... jusqu'au jour où il ne fonctionne plus du tout.

Le point de bascule

Les retours d'expérience convergent : au-delà d'une vingtaine de postes ouverts en simultané, ou dès que trois personnes saisissent dans le même fichier, le tracker déraille. Conflits de version, lignes écrasées, statuts contradictoires. La question « qui a le fichier à jour ? » revient dans les couloirs.

« Le partage du fichier devient un cauchemar dès que plusieurs personnes doivent le mettre à jour en même temps. On a fini avec trois versions du tracker et personne ne savait laquelle faisait foi. »

Et pendant ce temps, les vraies questions restent sans réponse rapide : combien de candidats en cours par poste ? Où sont les goulots d'étranglement ? Quel est notre délai moyen d'embauche ? Quelles sources de candidatures produisent réellement ?

Ce que le tracker contient déjà

  • Le poste, le service demandeur, la date d'ouverture
  • Les candidats, leur source (jobboard, cooptation, chasse, candidature spontanée)
  • L'étape en cours : présélection, entretien RH, entretien manager, offre, embauche
  • Les dates de passage d'étape, parfois les motifs de refus

Le même contenu, en tableau de bord

Avant

Une liste plate de candidats, des statuts saisis à la main, un point hebdo qui commence par vingt minutes de mise à niveau du fichier.

Après

Un pipeline visuel par étape et par poste, le délai moyen d'embauche, le taux de transformation entre étapes, la performance de chaque source de candidatures, et les postes en souffrance mis en alerte.

Le fichier reste votre outil de saisie. Ce qui change, c'est que la lecture ne dépend plus de la personne qui a le fichier ouvert : le tableau de bord est le point de vérité partagé.

Et si le volume justifie mieux qu'un fichier

Soyons honnêtes : à partir d'un certain volume, un tableur montre ses limites structurelles, même bien outillé. FACTOxRH édite son propre ATS, et son cabinet pratique le recrutement par la chasse et la psychologie du travail. Selon votre situation, on vous dira franchement si un dashboard sur votre Excel suffit ou s'il est temps de passer à l'étape suivante. Les deux se complètent d'ailleurs très bien.

Questions fréquentes sur ce cas

Chaque recruteur a son propre fichier. On peut consolider ?
Oui, exactement comme pour l'absentéisme multi-sites : le mapping réconcilie les fichiers, le tableau de bord les agrège.

Les données candidats sont personnelles. RGPD ?
Mêmes garanties que pour tout fichier confié : stockage sécurisé, usage limité au projet, suppression sous 30 jours.

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