F FACTOxRH Obtenir mon dashboard

Cas d'usage · Formation

Suivre son plan de formation sur Excel : du classeur illisible au tableau de bord

C'est probablement le fichier RH le plus répandu de France : le classeur « plan de formation », avec ses onglets qui s'empilent d'année en année. Voici comment il devient un outil de pilotage, sans rien changer à vos habitudes.

La situation, vue de l'intérieur

Le scénario revient sans cesse sur les forums Excel et les communautés RH : une personne tient le plan de développement des compétences dans un classeur à cinq onglets. Une base « salariés », un catalogue de formations, un planning, un onglet budget, un onglet statistiques. Le tout relié par des RECHERCHEV que plus personne n'ose toucher.

« J'ai un tableau avec les salariés en ligne et les formations en colonne. J'aimerais un code couleur qui m'alerte quand une habilitation expire, et pouvoir sortir un état d'avancement pour la direction sans y passer ma journée. »

Cette demande, formulée mille fois avec mille variantes, dit exactement le problème : la donnée existe, elle est même bien tenue. C'est sa lecture qui ne suit pas. Chaque restitution (direction, CSE, OPCO) demande des heures de filtres, de copier-coller et de mise en forme, à refaire le mois suivant.

Ce que contient ce fichier, en général

  • Le salarié, son service, son site
  • L'intitulé de la formation, l'organisme, le type (obligatoire, métier, développement)
  • Les dates de session, la durée, le statut (prévu, inscrit, réalisé, annulé)
  • Le coût pédagogique, la prise en charge OPCO, les frais annexes
  • Les habilitations et certifications, avec leur date d'expiration

Autrement dit : tout ce qu'il faut pour piloter. Il ne manque que la couche visuelle.

Le même fichier, en tableau de bord

Avant

Cinq onglets, des filtres à reconstruire à chaque question, un état d'avancement recopié à la main pour chaque réunion. Une ligne insérée au mauvais endroit et les formules décrochent.

Après

Taux de réalisation du plan en temps réel, budget consommé face au prévisionnel, habilitations qui expirent sous 90 jours mises en alerte, répartition par service et par site. Le fichier Excel reste la source : vous continuez de le remplir comme avant.

Comment on s'y prend

  1. On lit votre fichier tel quel. Pas besoin de le nettoyer ni de le restructurer : les onglets multiples, les cellules fusionnées et les codes maison, on connaît.
  2. On mappe les colonnes vers les indicateurs. Votre colonne « Statut » devient un taux de réalisation, vos dates d'expiration deviennent des alertes, vos coûts deviennent un suivi budgétaire.
  3. Le dashboard vit avec le fichier. Tant que la structure ne change pas, chaque dépôt du fichier met le tableau de bord à jour.

Questions fréquentes sur ce cas

Mon fichier a dix onglets, un par année. C'est un problème ?
Non, c'est même courant. On consolide les années pour obtenir des évolutions pluriannuelles, ce qu'Excel seul rend pénible.

Je gère aussi les demandes CPF et les entretiens professionnels dedans.
Tant que c'est dans le fichier, ça peut devenir un indicateur. L'obligation des entretiens professionnels sur 6 ans se prête d'ailleurs très bien à une vue d'alerte.

Décrire mon fichier et recevoir un devis sous 48 h

Aller plus loin