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Cas d'usage · Absentéisme

Consolider l'absentéisme multi-sites : trois fichiers Excel, un seul tableau de bord

Trois sites, trois fichiers de suivi, trois façons de nommer la même chose. Et chaque fin de mois, une demi-journée pour sortir un taux d'absentéisme que la direction attend depuis lundi.

Le problème n'est pas l'absentéisme, c'est la consolidation

Le cas type, décrit tel quel dans les discussions entre gestionnaires RH : chaque site ou service tient son propre fichier d'absences. L'un écrit « arrêt maladie », l'autre « congé maladie », le troisième mélange arrêts et AT/MP dans la même colonne. Les périodes sont saisies tantôt en jours calendaires, tantôt en jours ouvrés.

« Chaque service a son fichier avec ses propres intitulés. Quand la direction demande le taux d'absentéisme et les jours perdus par service, c'est la panique : je passe des heures à recroiser des dates. »

Résultat : le chiffre arrive tard, il est fragile, et personne n'ose le comparer d'un mois sur l'autre parce que la méthode de calcul a pu bouger entre-temps.

Ce que les fichiers contiennent déjà

  • Le matricule ou le nom, le site, le service
  • Le motif d'absence (maladie, AT/MP, absence injustifiée, enfant malade...)
  • Les dates de début et de fin, parfois la durée déjà calculée
  • L'effectif de référence, souvent dans un autre onglet ou un autre fichier

Le même contenu, en tableau de bord

Avant

Une consolidation manuelle mensuelle, des vocabulaires réconciliés à la main, un taux global recalculé dans l'urgence pour le CODIR, sans détail par site ni tendance fiable.

Après

Taux d'absentéisme par site et par service, évolution mensuelle, durée moyenne des arrêts, répartition par motif, et une estimation du coût. Les trois fichiers continuent d'exister : c'est le tableau de bord qui fait la réconciliation.

La réconciliation des vocabulaires se fait une fois, au moment du mapping : « arrêt maladie », « congé maladie » et « AM » pointent vers la même catégorie. Ensuite, chaque dépôt des fichiers met le tableau de bord à jour, avec une méthode de calcul qui ne bouge plus.

Un chiffre qui monte est aussi un signal

Un taux d'absentéisme qui grimpe sur un site ou une équipe est rarement une fatalité statistique : c'est souvent le symptôme le plus visible de risques psychosociaux. Mettre la donnée en lumière est la première étape ; comprendre ce qu'elle raconte en est une autre. C'est précisément le métier du cabinet FACTOxRH, qui réalise des diagnostics RPS menés par une psychologue du travail ex-DRH. Le tableau de bord vous dit où regarder ; le diagnostic vous dit pourquoi.

Questions fréquentes sur ce cas

Mes fichiers n'ont pas les mêmes colonnes d'un site à l'autre.
C'est le cas dans 90 % des situations multi-sites. Le mapping se fait fichier par fichier, une seule fois.

Les données d'absence sont nominatives. Comment c'est protégé ?
Fichiers stockés hors de tout accès public, utilisés uniquement pour votre projet, supprimés sous 30 jours. Et le tableau de bord final peut être anonymisé ou agrégé par service si vous le souhaitez.

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